تتسبب صناعة تكنولوجيا المعلومات غير المنظمة في عمل إضافي ، ووقت ضائع ، وتثبيط للجميع في الفريق. يضاف إلى ذلك أن الإدارة وسط الفوضى تولد خسائر للشركة.
للمساعدة في ذلك ، جلبت التطورات في التكنولوجيا والعديد من الاستثمارات في المنطقة العديد من أدوات تحسين العمل لمديري تكنولوجيا المعلومات. أدناه ، نسرد سبعة من هذه الأدوات.
1. الحوسبة السحابية
من أجل تحسين العمليات الإدارية لقطاع تكنولوجيا المعلومات ، من المثير للاهتمام التفكير في توظيف البنية التحتية كحلول خدمة (IaaS). IaaS عبارة عن بنية تحتية يتم توفيرها وإدارتها عبر الإنترنت.
تتمتع البنية التحتية للتوظيف في السحابة بالمزايا التالية:
تقليل التكاليف
لم يعد من الضروري شراء أجهزة قوية لتجميع الخوادم أو تراخيص البرامج التي تحتاج إلى التجديد كل عام. توفر خدمة البنية التحتية كل هذا.
لم تعد هناك حاجة أيضًا إلى المساحة المادية لتخزين هذه الخوادم ونظام التبريد بالكامل. لهذا السبب ، فإن توفير الطاقة واضح وحقيقي.
قابلية التوسع
باستخدام البنية التحتية السحابية ، يمكنك زيادة الموارد أو خفضها حسب الحاجة. لا توجد حدود لنمو الشركة.
زيادة الإنتاجية
يوفر مزود IaaS فرقًا متخصصة تركز بشكل كامل على البنية التحتية وتضمن استمرارية الخدمة. وبهذه الطريقة يريح الموظفين الداخليين ويزيد من إنتاجية شركة المقاولات.
المركزية
تجلب الحوسبة السحابية مركزية البيانات والوثائق. تسهل إدارة الملفات في مكان واحد التحكم في الوصول والمراقبة ، وتحسين الإدارة.
2. عمليات مع BIZAGI
للحفاظ على بيئة منظمة وتحسين الإدارة ، من الضروري تحديد ثقافة التوحيد القياسي داخل قطاع تكنولوجيا المعلومات. Bizagi هي أداة مجانية لبناء العمليات وتسمح بإنشاء تدفقات مع أنشطة مختلفة وعلاقاتها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يتيح العمل التعاوني وتدفقات الصادرات إلى تنسيقات مختلفة.
3. أدوات ذكاء الأعمال (BI)
من المهم الاستثمار في أداة ذكاء الأعمال داخل الشركة ، حيث أنها تقدم مؤشرات كل قطاع ، في شكل رسوم بيانية ، مما يسمح بتصور البيانات في الوقت الفعلي وبمعلومات موثوقة.
يضيف ذكاء الأعمال قيمة للشركة ويظهر أهمية قطاع تكنولوجيا المعلومات للشركة. من خلال مؤشرات الأداء الناتجة عنه ، من الممكن تحديد المشكلات وتقييم سياسات الإدارة.
مع هذه النتائج ، يمكن تحسين العمليات والإجراءات الروتينية للقطاع حسب الحاجة. بالإضافة إلى ذلك ، تسهل هذه المعايير اتخاذ القرار لتحسين المنطقة.
هناك العديد من أدوات ذكاء الأعمال ، ولكن الأكثر شيوعًا هي Qlik و Tableau و Microsoft Power BI. من بينها ، لدى Qlik و Power BI تراخيص مجانية.
4. TRELL
Trello هي أداة تساعدك على تنظيم المشاريع والمهام بشكل تعاوني. يتم سرد المهام في لوحات المعلومات ، بطريقة منظمة ، مما يسمح بالمشاركة بين الفريق. من الممكن تحديد المواعيد النهائية وإرفاق الملفات وفصل المهام حسب الفئة وإنشاء أكثر من مشروع واحد.
إنها أداة مجانية ويمكن الوصول إليها من أجهزة الكمبيوتر أو أي جهاز محمول. لديها نسخة أكثر اكتمالا ، لكنها مدفوعة. إنه سهل الاستخدام للغاية وسهل التعلم. مع ترتيب المهام ، يتم تطبيق تحسين الإدارة ويكون المدير قادرًا على تتبع جميع المهام في القطاع.
5. جلسة Hangout
Hangout هي إحدى أدوات Google التي تتيح لك إجراء مؤتمر عبر الفيديو مع شخص واحد أو أكثر. وفر الوقت من خلال عقد اجتماعات مع قطاع آخر من الشركة أو حتى مع العملاء والموردين دون الحاجة للسفر أو شغل غرفة اجتماعات. يتيح لك Hangout تسجيل المكالمات لإجراء مشاورات لاحقة.
6. الفريق
برنامج TeamViewer هو أداة للوصول عن بعد وهدفه الرئيسي هو تسهيل الاتصال بين جهازي كمبيوتر متصلين بالإنترنت. أي لحل المشكلات ، ليس من الضروري إرسال الفني إلى الكمبيوتر ، حيث يمكن حل المشكلة عن بُعد.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للفني الذي يحل المكالمة عن بُعد الاعتماد على مساعدة الآخرين لحل المشكلة بأفضل طريقة ممكنة.
البطاقة المفتوحة ، على سبيل المثال ، يمكن حلها بسرعة أكبر من خلال وصول بسيط عن بعد. نتيجة لذلك ، تميل قائمة انتظار المكالمات إلى الانخفاض بشكل أسرع.
7. أدوات دعم المنهجية
في حالة فريق تكنولوجيا المعلومات الذي يركز على تطوير البرمجيات ، فإن استخدام منهجيات رشيقة ، مثل Scrum أو Kanban ، يبسط الإدارة.
تقلل المنهجيات الرشيقة من الوقت الضائع في الوثائق المكثفة للغاية ، وتقرب العميل من التطوير ، وبالتالي تقل فرص الأخطاء بشكل كبير ، حيث يتم إجراء الاختبارات بشكل متكرر على التطورات الصغيرة التي يتم تسليمها باستمرار إلى العميل.
كأداة لدعم منهجية أجايل ، هناك JIRA. JIRA هو تطبيق لإدارة المشاريع يسمح لك بالتحكم في أكثر من مشروع واحد في نفس الوقت ، ويمكن تقسيمه حسب المناطق ويسمح باختيار منهجيات الإدارة الرشيقة ، مثل Kanban و Scrum ، التي سبق ذكرها. إنه ليس مجانيًا ، ولكنه منخفض التكلفة.
بالنسبة لفريق تكنولوجيا المعلومات الذي يركز على الدعم ، فإن استخدام ITIL يسمح بتحسين تجربة العملاء ، بالإضافة إلى تقديم خدمات وعمليات قابلة للقياس مع إمكانيات التحسين.
كأداة لدعم ITIL ، هناك OpMon. إنه برنامج يراقب بيئة تكنولوجيا المعلومات ويساعد في المراقبة في الوقت الفعلي لأداء أنشطة الشركة. يولد القدرات ، SLA و SLM التقارير.
يميل قطاع تكنولوجيا المعلومات ذو العمليات المحددة جيدًا وأدوات التحسين الأخرى إلى تحقيق مكاسب للشركة ، وتبسيط حياة المدير وتحقيق الفوائد للفريق بأكمله. مكاسب إدارية منظمة في الإنتاجية والاقتصاد والتحفيز للجميع.
هل أعجبك المحتوى؟ لذا شارك على وسائل التواصل الاجتماعي وساعد في نشر هذه النصائح!
