7 STRUMENTI PER OTTIMIZZARE IL LAVORO DEI RESPONSABILI IT

Un'industria disorganizzata della tecnologia dell'informazione (IT) provoca lavoro extra, perdita di tempo e demotivazione per tutti i membri di una squadra. Inoltre, gestire in mezzo al caos genera perdite per l'azienda.

Per aiutare in questo, i progressi tecnologici e tanti investimenti nell'area hanno portato diversi strumenti di ottimizzazione del lavoro per i responsabili IT. Di seguito, elenchiamo sette di questi strumenti.

1. CLOUD COMPUTING

Al fine di migliorare i processi di gestione del settore IT, è interessante pensare all'assunzione di soluzioni di Infrastructure as a Service (IaaS). IaaS è un'infrastruttura fornita e gestita su Internet.

L'assunzione dell'infrastruttura nel cloud offre i seguenti vantaggi:

RIDUZIONE DEI COSTI

Non è più necessario acquistare macchine robuste per assemblare server o licenze software da rinnovare ogni anno. Il servizio di infrastruttura fornisce tutto questo.

Anche lo spazio fisico per archiviare questi server e l'intero schema di raffreddamento non è più necessario. Per questo motivo, il risparmio energetico è evidente e reale.

SCALABILITÀ

Con un'infrastruttura cloud, puoi aumentare o ridurre le risorse in base alle esigenze. Non ci sono limiti alla crescita dell'azienda.

AUMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ

Il provider IaaS fornisce team specializzati che sono completamente focalizzati sull'infrastruttura e garantiscono la continuità del servizio. In questo modo, alleggerisce i dipendenti interni e aumenta la produttività dell'impresa appaltatrice.

CENTRALIZZAZIONE

Il cloud computing porta la centralizzazione di dati e documenti. La gestione dei file in un unico luogo facilita il controllo e il monitoraggio degli accessi, ottimizzando la gestione.

2. PROCESSI CON BIZAGI

Per mantenere un ambiente organizzato e ottimizzare la gestione, è necessario definire una cultura di standardizzazione all'interno del settore IT. Bizagi è uno strumento gratuito per la costruzione di processi e permette la creazione di flussi con diverse attività e le loro relazioni. Inoltre, consente il lavoro collaborativo ed esporta i flussi in diversi formati.

3. STRUMENTI DI BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

È importante investire in uno strumento di BI all'interno di un'azienda, in quanto presenta gli indicatori di ogni settore, in forma grafica, consentendo la visualizzazione dei dati in tempo reale e con informazioni affidabili.

La BI aggiunge valore all'azienda e mostra l'importanza del settore IT per l'azienda. Con gli indicatori di performance da esso generati è possibile identificare i problemi e valutare le politiche di gestione.

Con questi risultati, i processi e le routine del settore possono essere migliorati secondo necessità. Inoltre, questi parametri facilitano il processo decisionale per migliorare il territorio.

Esistono molti strumenti di BI, ma i più comuni sono Qlik, Tableau e Power BI di Microsoft. Tra questi, Qlik e Power BI hanno licenze gratuite.

4. TRELLA

Trello è uno strumento che ti aiuta a organizzare progetti e attività in modo collaborativo. Le attività sono elencate in dashboard, in modo organizzato, consentendo la condivisione tra il team. È possibile impostare scadenze, allegare file, separare le attività per categoria e creare più di un progetto.

È uno strumento gratuito e vi si può accedere da computer o qualsiasi dispositivo mobile. Ha una versione più completa, ma a pagamento. È super intuitivo e facile da imparare. Con le attività in ordine, viene applicata l'ottimizzazione della gestione e il manager è in grado di tenere traccia di tutte le attività del settore.

5. RITROVO

Hangout è uno strumento di Google che ti permette di videoconferenza con una o più persone. Risparmia tempo tenendo riunioni con un altro settore dell'azienda o anche con clienti e fornitori, senza la necessità di viaggiare o occupare una sala riunioni. Hangout ti consente di registrare le chiamate per consultazioni successive.

6. VISUALIZZATORE DI SQUADRA

TeamViewer è uno strumento di accesso remoto e il suo obiettivo principale è facilitare la connessione tra due computer collegati a Internet. Cioè, per la risoluzione dei problemi non è necessario inviare il tecnico al computer, in quanto il problema può essere risolto da remoto.

Inoltre il tecnico che sta risolvendo la chiamata da remoto può contare sull'aiuto di altri per risolvere il problema nel migliore dei modi.

Un ticket aperto, ad esempio, può essere risolto più velocemente, attraverso un semplice accesso remoto. Di conseguenza, la coda delle chiamate tende a diminuire più rapidamente.

7. STRUMENTI DI SUPPORTO METODOLOGICO

Nel caso di un team IT focalizzato sullo sviluppo software, l'utilizzo di metodologie agili, come Scrum o Kanban, semplifica la gestione.

Le metodologie agili riducono il tempo sprecato in una documentazione molto ampia, avvicinano il cliente allo sviluppo e, di conseguenza, le possibilità di bug diminuiscono notevolmente, poiché i test vengono eseguiti più frequentemente su piccoli sviluppi che vengono costantemente consegnati al cliente.

Come strumento per supportare la metodologia agile, c'è JIRA. JIRA è un'applicazione di project management che permette di controllare più di un progetto contemporaneamente, può essere suddiviso per aree e permette la scelta di metodologie di gestione agili, come Kanban e Scrum, già citate. Non è gratuito, ma ha un costo contenuto.

Per un team IT focalizzato sul supporto, l'utilizzo di ITIL consente di ottimizzare l'esperienza del cliente, oltre a offrire servizi e processi misurabili con possibilità di miglioramento.

Come strumento per supportare ITIL, c'è OpMon. È un software che monitora l'ambiente informatico e aiuta nel monitoraggio in tempo reale dell'andamento delle attività dell'azienda. Genera report su capacità, SLA e SLM.

Un settore IT con processi ben definiti e altri strumenti di ottimizzazione tende a portare guadagni all'azienda, semplificando la vita del manager e portando benefici all'intero team. Una gestione organizzata guadagna in produttività, economia e motivazione per tutti.

Ti è piaciuto il contenuto? Quindi condividi sui social media e aiuta a diffondere questi suggerimenti!

Condividi