Een ongeorganiseerde informatietechnologie (IT)-industrie veroorzaakt extra werk, tijdverspilling en demotivatie voor iedereen in een team. Daar komt nog bij dat managen te midden van chaos verliezen voor het bedrijf met zich meebrengt.
Om hierbij te helpen, hebben technologische vooruitgang en zoveel investeringen in het gebied verschillende tools voor werkoptimalisatie voor IT-managers opgeleverd. Hieronder sommen we zeven van deze instrumenten op.
1. CLOUDCOMPUTER
Om de beheerprocessen van de IT-sector te verbeteren, is het interessant om na te denken over het inhuren van infrastructure as a service (IaaS)-oplossingen. IaaS is een infrastructuur die wordt geleverd en beheerd via internet.
Het inhuren van infrastructuur in de cloud heeft de volgende voordelen:
KOSTENBESPARING
Het is niet langer nodig om robuuste machines aan te schaffen voor het samenstellen van servers of softwarelicenties die elk jaar vernieuwd moeten worden. De infrastructuurdienst biedt dit allemaal.
Ook de fysieke ruimte om deze servers op te slaan en het gehele koelschema is niet meer nodig. Om deze reden zijn energiebesparingen schijnbaar en reëel.
SCHAALBAARHEID
Met een cloudinfrastructuur kunt u resources naar behoefte omhoog of omlaag schalen. Er zijn geen grenzen aan de groei van het bedrijf.
PRODUCTIVITEITSVERHOGING
Het IaaS-providerbedrijf beschikt over gespecialiseerde teams die volledig zijn gericht op de infrastructuur en die de continuïteit van de dienstverlening garanderen. Op deze manier ontlast het interne medewerkers en verhoogt het de productiviteit van het aannemingsbedrijf.
CENTRALISATIE
Cloud computing brengt de centralisatie van gegevens en documenten. Het beheren van bestanden op één plek vereenvoudigt de toegangscontrole en -bewaking, waardoor het beheer wordt geoptimaliseerd.
2. PROCESSEN MET BIZAGI
Om een georganiseerde omgeving te behouden en het beheer te optimaliseren, is het noodzakelijk om binnen de IT-sector een cultuur van standaardisatie te definiëren. Bizagi is een gratis tool voor het bouwen van processen en maakt het mogelijk om stromen te creëren met verschillende activiteiten en hun relaties. Bovendien maakt het samenwerking mogelijk en exportstromen naar verschillende formaten.
3. BUSINESS INTELLIGENCE HULPMIDDELEN (BI)
Het is belangrijk om te investeren in een BI-tool binnen een bedrijf, omdat het de indicatoren van elke sector in grafische vorm presenteert, waardoor realtime visualisatie van gegevens en met betrouwbare informatie mogelijk is.
BI voegt waarde toe aan het bedrijf en toont het belang van de IT-sector voor het bedrijf. Met de prestatie-indicatoren die het genereert, is het mogelijk om problemen te identificeren en het managementbeleid te evalueren.
Met deze resultaten kunnen de processen en routines van de sector indien nodig worden verbeterd. Bovendien vergemakkelijken deze parameters de besluitvorming om het gebied te verbeteren.
Er zijn veel BI-tools, maar de meest voorkomende zijn Qlik, Tableau en Power BI van Microsoft. Onder hen hebben Qlik en Power BI gratis licenties.
4. TRELL
Trello is een tool waarmee je projecten en taken samen kunt organiseren. Taken worden op een georganiseerde manier weergegeven in dashboards, zodat ze kunnen worden gedeeld tussen het team. Het is mogelijk om deadlines in te stellen, bestanden bij te voegen, taken per categorie te scheiden en meer dan één project aan te maken.
Het is een gratis tool en is toegankelijk vanaf computers of elk mobiel apparaat. Het heeft een meer complete versie, maar betaald. Het is super intuïtief en gemakkelijk te leren. Met de taken op orde wordt managementoptimalisatie toegepast en is de manager in staat om alle taken in de sector bij te houden.
5. HANGOUT
Hangout is een tool van Google waarmee je videoconferenties kunt houden met een of meer mensen. Bespaar tijd door vergaderingen te houden met een andere sector van het bedrijf of zelfs met klanten en leveranciers, zonder te hoeven reizen of een vergaderruimte te bezetten. Met Hangout kun je gesprekken opnemen voor latere consultaties.
6. TEAMVIEWER
TeamViewer is een hulpmiddel voor externe toegang en het belangrijkste doel is om de verbinding tussen twee computers die met internet zijn verbonden, te vergemakkelijken. Dat wil zeggen, voor het oplossen van problemen is het niet nodig om de technicus naar de computer te sturen, omdat het probleem op afstand kan worden opgelost.
Bovendien kan de technicus die de oproep op afstand oplost, rekenen op de hulp van anderen om het probleem zo goed mogelijk op te lossen.
Een open ticket kan bijvoorbeeld sneller worden opgelost door een eenvoudige toegang op afstand. Als gevolg hiervan neigt de oproepwachtrij sneller af te nemen.
7. METHODOLOGIE ONDERSTEUNENDE HULPMIDDELEN
In het geval van een IT-team gericht op softwareontwikkeling, vereenvoudigt het gebruik van agile methodieken, zoals Scrum of Kanban, het beheer.
Agile methodieken verminderen de tijd die verloren gaat in zeer uitgebreide documentatie, brengen de klant dichter bij de ontwikkeling en daardoor neemt de kans op bugs aanzienlijk af, aangezien er vaker tests worden uitgevoerd op kleine ontwikkelingen die constant aan de klant worden geleverd.
Als hulpmiddel om agile methodiek te ondersteunen is er JIRA. JIRA is een projectmanagementtoepassing waarmee je meer dan één project tegelijkertijd kunt besturen, kan worden onderverdeeld in gebieden en waarmee je kunt kiezen uit agile managementmethodologieën, zoals Kanban en Scrum, die al zijn genoemd. Het is niet gratis, maar het kost weinig.
Voor een IT-team gericht op ondersteuning zorgt het gebruik van ITIL voor het optimaliseren van de klantervaring, naast het bieden van meetbare diensten en processen met mogelijkheden voor verbetering.
Als tool om ITIL te ondersteunen is er OpMon. Het is software die de IT-omgeving bewaakt en helpt bij het realtime bewaken van de prestaties van de activiteiten van het bedrijf. Genereert capaciteit, SLA en SLM rapportages.
Een IT-sector met goed gedefinieerde processen en andere optimalisatietools levert meestal voordelen op voor het bedrijf, vereenvoudigt het leven van de manager en levert voordelen op voor het hele team. Een georganiseerd management wint aan productiviteit, zuinigheid en motivatie voor iedereen.
Vond je de inhoud leuk? Dus deel het op social media en help mee deze tips te verspreiden!
