A proteção dos dados da empresa é um trabalho de vital importância para a manutenção de qualquer organização. Tanto grandes negócios quanto pequenos empreendedores precisam se prevenir contra a perda de dados em empresas, ou podem ter sérios problemas com seus processos e serviços.
Existem várias coisas que podem afetar o armazenamento de dados dentro de uma empresa. Ataques de hackers, malwares, erros humanos etc. Não se prevenir contra essas eventualidades pode causar a perda de dados bancários de clientes, informações sigilosas da empresa ou simplesmente algum trabalho já concluído, mas não entregue, que precisará ser refeito.
Para evitar esse tipo de problema dentro do seu negócio, trouxemos aqui sete dicas práticas para evitar a perda de dados em empresas. Acompanhe:
1. FAÇA MÚLTIPLOS BACKUPS
A regra mais básica para evitar que seus dados empresariais sejam perdidos é ter múltiplas formas de armazenamento. Essa redundância permite que, mesmo que uma das fontes seja comprometida, ainda seja possível acessar os dados sem dificuldades. Quando se trata de informações muito importantes para o funcionamento da empresa, é melhor que elas estejam sempre disponíveis.
Essas múltiplas formas de armazenamento podem ser bem diferentes. O ideal é que haja, primeiro, cópias dos dados em hardwares diferentes. Se sua empresa possui um conjunto de servidores próprios, deve haver mais de uma pasta. Assim, sempre que um dos arquivos for comprometido, o seguinte pode ser acionado e os processos da empresa não serão interrompidos.
2. UTILIZE O ARMAZENAMENTO EM NUVEM
Outra forma de evitar a perda de dados em empresas é ter um sistema de armazenamento compartilhado em nuvem. Muitas empresas adotam essa solução não só porque ela facilita o compartilhamento de informações, mas também porque ela pode dificultar o seu rastreamento. Servidores terceirizados possuem criptografias e protocolos de segurança próprios, que costumam ser bem sofisticados, para barrar qualquer ataque.
Da mesma forma, os dados armazenados em nuvem podem ser recuperados a partir de qualquer localidade, o que facilita bastante o restabelecimento dos serviços. Assim, quando ocorre uma invasão ao sistema ou é necessário desativar algumas máquinas para evitar que um vírus se espalhe, será possível dar continuidade ao trabalho em outro equipamento.
3. TENHA FERRAMENTAS DE SEGURANÇA ATUALIZADAS
A perda de dados em empresas, em boa parte dos casos, é consequência de uma falha nos esquemas de segurança da empresa. Provavelmente por causa de softwares de antivírus e anti-malware de baixa qualidade e/ou desatualizados. Essas são vulnerabilidades relativamente fáceis de corrigir, o que as torna prioritárias em qualquer lista.
O mesmo vale para esquemas de firewall e criptografias utilizadas. As ameaças virtuais estão em constante processo de especialização e melhoria. Se sua empresa não desenvolve novas maneiras de evitá-las, elas logo vão ultrapassar sua capacidade de preveni-las e/ou remediá-las. Mesmo algo sem relação aparente, como um software de gestão antigo, pode gerar problemas no armazenamento de dados e comprometer o desempenho da empresa.
4. TREINE SUA EQUIPE NO USO DO SISTEMA
Nem toda perda de dados em empresas é causada por ações mal intencionadas ou fatores externos. Boa parte dos problemas relacionados ao armazenamento de informações pode ocorrer por erro humano. Arquivos colocados em pastas erradas, problemas de organização, abertura de e-mails suspeitos, abrir ou fechar programas enquanto estão processando os dados, tudo pode ser uma porta para alguma ameaça passiva ou oportunidade para uma perda.
Por isso, é importante que cada colaborador saiba como utilizar corretamente as ferramentas disponíveis. Assim, o risco de perda será consideravelmente menor. Da mesma forma, é possível capacitá-los para reagir de forma correta diante de alguma possibilidade de ameaça. Entender quando é o momento de chamar ou não a equipe de suporte pode poupar muito tempo de trabalho e evitar várias perdas.
5. FAÇA O MONITORAMENTO DE DADOS
Como já mencionamos, boa parte da perda de dados em empresas pode ser evitada com ações preventivas. Uma delas é utilizar ferramentas de monitoramentos de dados. De forma simples, essa tecnologia serve para acompanhar o fluxo de informações dentro da empresa, buscando ativamente por falhas e vulnerabilidades. Uma vez encontradas, a equipe pode se dedicar a corrigi-las.
O monitoramento de dados não soluciona as falhas por conta própria. Pode ser necessário fazer correções, alterar configurações, buscar novas ferramentas, entre outras medidas. Mas possuir um esquema de monitoramento ativo evita que alguma ameaça se instale sem ser detectada.
6. ESCOLHA AS MELHORES FERRAMENTAS DE ARMAZENAMENTO
As chances de que ocorra alguma perda de dados em empresas é diretamente relacionada à qualidade das ferramentas que são adotadas. Diferentes soluções de dados quase sempre envolvem protocolos mais ou menos estruturados, o que pode dificultar ou facilitar a entrada de qualquer ameaça, assim como as possibilidades de erro humano. Softwares de gestão muito complexos são difíceis de dominar e geram mais oportunidades de erros.
Considerar esses fatores na hora de contratar uma solução terceirizada de armazenamento ou ao buscar sistemas próprios para esse objetivo é muito importante. Verifique quais funcionalidades se adéquam à sua necessidade e qual nível de segurança atende os riscos do seu negócio. Esse investimento fará toda a diferença caso ocorra algum incidente.
7. TENHA UM TIME DEDICADO À SEGURANÇA DE DADOS
É importante lembrar que os sistema de armazenamento de dados de qualquer empresa devem ser acompanhados por uma equipe técnica dedicada. Ela pode ser contratada pela própria companhia ou ser terceirizada, mas deve sempre estar presente. A atuação desses especialistas é o que vai permitir atualizações e ajustes rápidos, minimizando riscos.
Além disso, é importante ter ao menos um profissional interno especializado no setor de TI para lidar com as equipes terceirizadas. Ele poderá atuar como representante do seu negócio, compreendendo melhor as demandas e maximizando o efeito positivo dessas soluções dentro dos processos da empresa.
Agora que você já sabe como evitar a perda de dados em empresas, pode começar a implementar essas soluções. Acha que essas dicas podem ajudar outras pessoas a se prevenirem? Então, compartilhe este post em suas redes sociais e mostre como é possível evitar problemas de armazenamento de dados no dia a dia dos negócios.
