Um setor de tecnologia da informação (TI) desorganizado causa trabalho extra, perda de tempo e desmotivação de todos em uma equipe. Somado a isso, fazer gestão em meio ao caos gera prejuízos para a empresa.
Para ajudar nisso, os avanços da tecnologia e tantos investimentos na área trouxeram diversas ferramentas de otimização do trabalho para os gerentes de TI. Listamos, a seguir, sete desses instrumentos.
1. COMPUTAÇÃO NA NUVEM
De forma a melhorar os processos de gestão do setor de TI, é interessante pensar na contratação de soluções de infraestrutura como serviço (IaaS). IaaS é uma infraestrutura provisionada e gerenciada pela internet.
A contratação de infraestrutura na nuvem tem como benefícios:
REDUÇÃO DE CUSTOS
Não é mais necessária a compra de máquinas robustas para montar servidores e nem de licenças de softwares que precisam de renovação a cada ano. O serviço de infraestrutura provê tudo isso.
O espaço físico para armazenar esses servidores e todo o esquema de refrigeração também não é mais necessário. Por esse motivo, a economia de energia é algo aparente e real.
ESCALABILIDADE
Com uma infraestrutura na nuvem, é possível aumentar ou diminuir os recursos conforme a necessidade. Não há limites para o crescimento da empresa.
AUMENTO DE PRODUTIVIDADE
A empresa fornecedora de IaaS disponibiliza equipes especializadas totalmente focadas na infraestrutura e que garantem a continuidade do serviço. Desse modo, desafoga os funcionários internos e aumenta a produtividade da empresa contratante.
CENTRALIZAÇÃO
A computação na nuvem traz a centralização dos dados e dos documentos. Realizar a gestão dos arquivos em um único lugar facilita o controle de acesso e o monitoramento, otimizando a gestão.
2. PROCESSOS COM BIZAGI
Para manter um ambiente organizado e otimizar a gestão, é preciso definir uma cultura de padronização dentro do setor de TI. O Bizagi é uma ferramenta gratuita para construção de processos e permite a criação de fluxos com diversas atividades e suas relações. Além disso, possibilita o trabalho colaborativo e realiza a exportação dos fluxos para diversos formatos.
3. FERRAMENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE (BI)
É importante investir em uma ferramenta de BI dentro de uma empresa, pois ela apresenta os indicadores de cada setor, em forma gráfica, permitindo a visualização em tempo real dos dados e com informações fidedignas.
O BI agrega valor para a empresa e mostra a importância do setor de TI para a corporação. Com os indicadores de desempenho gerados por ele, é possível identificar os problemas e avaliar as políticas de gestão.
Com esses resultados, os processos e as rotinas do setor podem ser melhorados conforme a necessidade. Além disso, esses parâmetros facilitam na tomada de decisões para a melhoria da área.
Existem muitas ferramentas de BI, mas as mais comuns são o Qlik, o Tableau e o Power BI, da Microsoft. Entre elas, a Qlik e o Power BI possuem licenças gratuitas.
4. TRELLO
O Trello é uma ferramenta que auxilia na organização dos projetos e tarefas de forma colaborativa. As tarefas são listadas em painéis, de forma organizada, permitindo o compartilhamento entre a equipe. É possível configurar prazos de entrega, anexar arquivos, separar tarefas por categoria e criar mais de um projeto.
É uma ferramenta gratuita, podendo ser acessada de computadores ou qualquer dispositivo móvel. Possui uma versão mais completa, porém paga. Ela é super intuitiva e de fácil aprendizado. Com as tarefas em ordem, a otimização da gestão é aplicada e o gestor consegue manter o controle de todas as tarefas do setor.
5. HANGOUT
O Hangout é uma ferramenta do Google que permite a realização de videoconferência com uma ou mais pessoas. Ganhe tempo realizando reuniões com outro setor da empresa ou até mesmo com clientes e fornecedores, sem a necessidade de deslocamento ou ocupação de sala de reunião. O Hangout permite gravar as chamadas para consultas posteriores.
6. TEAMVIEWER
O TeamViewer é uma ferramenta de acesso remoto e o seu principal objetivo é facilitar a ligação entre dois computadores conectados à internet. Ou seja, para a resolução de problemas não é necessário o envio do técnico até o computador, pois o problema pode ser resolvido a distância.
Além disso, o técnico que está resolvendo o chamado remotamente pode contar com o auxílio de outros para a resolução do problema da melhor forma possível.
Um chamado em aberto, por exemplo, pode ser resolvido de forma mais ágil, por meio de um simples acesso remoto. Com isso, a fila de chamados tende a diminuir mais rapidamente.
7. FERRAMENTAS DE SUPORTE A METODOLOGIAS
No caso de uma equipe de TI focada em desenvolvimento de software, utilizar metodologias ágeis, como o Scrum ou o Kanban, simplificam a gestão.
As metodologias ágeis diminuem o tempo perdido em documentações muito extensas, trazem o cliente para mais perto do desenvolvimento e, consequentemente, as chances de bugs diminuem consideravelmente, uma vez que os testes são realizados com mais frequência em pequenos desenvolvimentos que são entregues constantemente ao cliente.
Como ferramenta para dar suporte a metodologia ágil, existe o JIRA. O JIRA é um aplicativo para gestão de projetos que permite controlar mais de um projeto ao mesmo tempo, pode ser dividido por áreas e permite a escolha de metodologias ágeis de gestão, como o Kanban e o Scrum, já mencionados. Ele não é gratuito, mas tem um custo baixo.
Já para uma equipe de TI focada em suporte, a utilização do ITIL permite a otimização da experiência do cliente, além de oferecer serviços e processos mensuráveis e com possibilidades de melhorias.
Como ferramenta para dar suporte ao ITIL, existe o OpMon. É um software que monitora o ambiente de TI e ajuda no acompanhamento em tempo real do desempenho das atividades da empresa. Gera relatórios de capacidade, SLA e SLM.
Um setor de TI com processos bem definidos e outras ferramentas de otimização tende a trazer ganhos para a companhia, simplificando a vida do gestor e levando benefícios a toda a equipe. Uma gestão organizada ganha em produtividade, economia e motivação para todos.
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