Com os diferentes recursos tecnológicos que surgem a cada dia, há cada vez mais possibilidades de melhorar o rendimento de uma equipe. Eles promovem a otimização de trabalho, reduzem o desgaste e possibilitam maior lucratividade, tanto para a empresa quanto para os próprios colaboradores. Basta conhecer as ferramentas disponíveis e saber como aplicá-las ao seu contexto.
Diferentes tecnologias são mais ou menos adequadas para cada seguimento do mercado, já que são voltadas para soluções diferentes. Uma empresa de extração de minério não prioriza os mesmos recursos tecnológicos que uma loja de infoprodutos. Porém, considerando o mundo empresarial de forma ampla, existem certas ferramentas que cabem em qualquer empresa.
Dito isso, trouxemos aqui uma lista com sete tecnologias que garantem a otimização do trabalho dos seus colaboradores ao longo do tempo. Acompanhe:
1. CHAT DE VOZ E VÍDEO (SKYPE, HANGOUT)
Graças a ampla conexão proporcionada pela internet, a maioria dos profissionais já é capaz de fazer negócios com pessoas em quase qualquer parte do mundo. Porém, além de acordar vendas, compras e parcerias, também é importante que os envolvidos discutam de forma prática as ações que são tomadas dentro da equipe e que todos tenham acesso a essas decisões.
Antigamente, para coordenar um projeto em um local muito distante, era necessário fazer uma viagem de negócios. Mas, como o custo de deslocamento e estada é muito alto, pode ser que a empresa não consiga arcar com tudo. Nesse momento, o ideal é buscar outras opções, principalmente os chats de voz. Com eles, é possível montar reuniões com equipes localizadas em diferentes países, sem gerar nenhum custo adicional e nem precisar de uma grande logística de organização.
2. ACESSO REMOTO A COMPUTADORES
As soluções de cloud computing estão entre as principais para a otimização do trabalho em várias empresas. E uma delas é a possibilidade de acessar remotamente uma máquina de uma empresa, por meio de aplicativos como o Team Viewer. Considerando que a maior parte das empresas de grande porte já possui algum servidor próprio, essa solução pode ser relativamente fácil de implementar.
O acesso remoto a uma máquina é ideal para equipes que não têm disponibilidade de se deslocar. Equipes de suporte usam esse recurso para realizar procedimentos em computadores da empresa a distância, enquanto outros membros podem usar a mesma ferramenta para dar continuidade ao trabalho em outros locais, como diferentes sedes da empresa ou mesmo de casa.
3. ARMAZENAMENTO EM NUVEM
Outra solução de cloud computing é o armazenamento de informações em nuvem, ou seja, em um servidor compartilhado que permite múltiplos acessos. Esse recurso já é muito utilizado no dia a dia das pessoas, com sites como o Dropbox e Google Drive, o que o torna mais familiar para os seus colaboradores.
Sua relação com a otimização do trabalho é principalmente voltada para a facilidade do compartilhamento. Em vez de ter de copiar o arquivo e colocá-lo em todas as máquinas individualmente, basta enviar um link de acesso para uma pasta compartilhada. Dessa forma, qualquer edição ou atualização feita no arquivo será instantaneamente acessível para todos.
4. SOFTWARES DE GESTÃO
A quantidade de dados que precisa ser coletada e analisada dentro de qualquer empresa é consideravelmente grande, o que é muito trabalhoso para fazer manualmente. Porém, nenhum empresário pode se negar a fazer essa análise, já que esses dados não podem ser perdidos devido a sua importância para a tomada de decisões empresariais.
Como a busca dessas informações é uma tarefa repetitiva e duradoura, o mais adequado é delegá-la para uma máquina, que pode realizá-la mais rápido e com melhor eficiência. Para isso servem os softwares de gestão, como o CRM (Customer Relationship Management), o ERP (Enterprise Resource Planning), entre outros. Por essas ferramentas, é possível tomar decisões mais rápido e com maior grau de eficiência.
5. AGENDAS COMPARTILHADAS
Um dos recursos mais simples que pode otimizar o trabalho dentro de uma equipe é o compartilhamento de agendas. Atuar em sintonia com os demais colaboradores é um dos principais requisitos para maximizar a eficiência de qualquer projeto. Sem comunicação adequada, é bem provável que todos percam mais tempo para se alinhar do que para cumprir o projeto de fato.
O compartilhamento de agendas reduz consideravelmente esse tempo, já que qualquer consulta aos compromissos dos seus colegas pode ser feita rapidamente. Da mesma forma, os aplicativos utilizados aqui podem emitir alarmes e enviar lembretes com relação a prazos para determinadas tarefas, criar checklists, entre outros recursos.
6. APLICATIVOS MÓVEIS
A utilização de aplicativos para aparelhos móveis é uma das grandes tendências do mercado hoje em dia. Mas eles não servem apenas para atender melhor o público externo. Também contribuem para a otimização do trabalho dos seus funcionários. Dependendo do tipo de seguimento no qual você trabalha, essa pode ser a melhor solução.
Existem duas opções aqui: você pode buscar um aplicativo disponível no mercado e que atenda à sua demanda ou desenvolver um dentro da sua própria empresa para que ele se encaixe perfeitamente nas suas necessidades. A primeira opção requer menor investimento inicial, mas lembre-se de pesquisar e testar antes de implantar uma solução em larga escala.
7. MÁQUINAS VIRTUAIS
Não é mais necessário adquirir um novo conjunto de hardware para conseguir gerar acesso a uma nova máquina. Para tirar maior proveito dos recursos e servidores já disponíveis, muitos empresários já investem em máquinas virtuais, que são como diferentes computadores dentro de um mesmo conjunto de hardware.
Cada um pode ter seu próprio sistema operacional, configurações, pastas, processamento dedicado, entre outras particularidades. É uma forma simples de aproveitar o máximo dos aparelhos que possui e ainda fazer com que cada colaborador tenha uma máquina perfeitamente adequada para o seu tipo de trabalho. Isso tudo por um custo relativamente menor, quando comparado à aquisição e configuração de um novo computador.
Agora que você conhece mais tecnologias para a otimização do trabalho dos seus funcionários, é hora de investir e modernizar sua empresa. Quer sempre receber nossas novidades? Então, siga-nos no Facebook e no LinkedIn para receber nossos conteúdos em primeira mão.
