Una industria de tecnología de la información (TI) desorganizada genera trabajo adicional, pérdida de tiempo y desmotivación para todos los miembros de un equipo. Sumado a esto, gestionar en medio del caos genera pérdidas para la empresa.
Para ayudar con esto, los avances en tecnología y tantas inversiones en el área han traído varias herramientas de optimización del trabajo para los administradores de TI. A continuación, enumeramos siete de estos instrumentos.
1. COMPUTACIÓN EN LA NUBE
Para mejorar los procesos de gestión del sector TI, es interesante pensar en contratar soluciones de infraestructura como servicio (IaaS). IaaS es una infraestructura aprovisionada y administrada a través de Internet.
Contratar infraestructura en la nube tiene los siguientes beneficios:
REDUCCIÓN DE COSTOS
Ya no es necesario comprar máquinas robustas para armar servidores o licencias de software que se deben renovar cada año. El servicio de infraestructura proporciona todo esto.
El espacio físico para almacenar estos servidores y todo el esquema de enfriamiento ya no es necesario. Por ello, el ahorro energético es aparente y real.
ESCALABILIDAD
Con una infraestructura en la nube, puede ampliar o reducir los recursos según sea necesario. No hay límites para el crecimiento de la empresa.
AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
El proveedor de IaaS proporciona equipos especializados que están completamente enfocados en la infraestructura y garantizan la continuidad del servicio. De esta forma, alivia a los empleados internos y aumenta la productividad de la empresa contratante.
CENTRALIZACIÓN
La computación en la nube trae la centralización de datos y documentos. La gestión de archivos en un único lugar facilita el control y seguimiento de accesos, optimizando la gestión.
2. PROCESOS CON BIZAGI
Para mantener un entorno organizado y optimizar la gestión, es necesario definir una cultura de estandarización dentro del sector TI. Bizagi es una herramienta gratuita para la construcción de procesos y permite la creación de flujos con diferentes actividades y sus relaciones. Además, permite el trabajo colaborativo y exporta flujos a diferentes formatos.
3. HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BI)
Es importante invertir en una herramienta de BI dentro de una empresa, ya que presenta los indicadores de cada sector, en forma gráfica, permitiendo la visualización de datos en tiempo real y con información confiable.
BI agrega valor a la empresa y muestra la importancia del sector de TI para la corporación. Con los indicadores de desempeño que genera, es posible identificar problemas y evaluar políticas de gestión.
Con estos resultados se pueden mejorar los procesos y rutinas del sector según sea necesario. Además, estos parámetros facilitan la toma de decisiones para mejorar la zona.
Hay muchas herramientas de BI, pero las más comunes son Qlik, Tableau y Power BI de Microsoft. Entre ellos, Qlik y Power BI tienen licencias gratuitas.
4. TRELL
Trello es una herramienta que te ayuda a organizar proyectos y tareas de forma colaborativa. Las tareas se enumeran en paneles, de forma organizada, lo que permite compartirlas entre el equipo. Es posible establecer plazos, adjuntar archivos, separar tareas por categoría y crear más de un proyecto.
Es una herramienta gratuita y se puede acceder desde ordenadores o cualquier dispositivo móvil. Tiene una versión más completa, pero de pago. Es súper intuitivo y fácil de aprender. Con las tareas en orden, se aplica la optimización de la gestión y el gerente puede llevar un control de todas las tareas del sector.
5. SALIDA
Hangout es una herramienta de Google que te permite realizar videoconferencias con una o varias personas. Ahorre tiempo manteniendo reuniones con otro sector de la empresa o incluso con clientes y proveedores, sin tener que desplazarse ni ocupar una sala de reuniones. Hangout te permite grabar llamadas para consultas posteriores.
6. VISOR DE EQUIPO
TeamViewer es una herramienta de acceso remoto y su principal objetivo es facilitar la conexión entre dos ordenadores conectados a internet. Es decir, para la resolución de problemas no es necesario enviar al técnico al ordenador, ya que el problema se puede solucionar a distancia.
Además, el técnico que está resolviendo la llamada de forma remota puede contar con la ayuda de otros para solucionar el problema de la mejor manera posible.
Un ticket abierto, por ejemplo, puede resolverse más rápidamente, a través de un simple acceso remoto. Como resultado, la cola de llamadas tiende a disminuir más rápido.
7. HERRAMIENTAS DE APOYO METODOLÓGICO
En el caso de un equipo de TI centrado en el desarrollo de software, utilizar metodologías ágiles, como Scrum o Kanban, simplifica la gestión.
Las metodologías ágiles disminuyen el tiempo perdido en una documentación muy extensa, acercan al cliente al desarrollo y, en consecuencia, las posibilidades de errores disminuyen considerablemente, ya que las pruebas se realizan con mayor frecuencia en pequeños desarrollos que se entregan constantemente al cliente.
Como herramienta para apoyar la metodología ágil, existe JIRA. JIRA es una aplicación de gestión de proyectos que permite controlar más de un proyecto a la vez, se puede dividir por áreas y permite elegir metodologías de gestión ágiles, como Kanban y Scrum, ya mencionadas. No es gratis, pero tiene un bajo costo.
Para un equipo de TI enfocado en el soporte, el uso de ITIL permite optimizar la experiencia del cliente, además de ofrecer servicios medibles y procesos con posibilidades de mejora.
Como herramienta de apoyo a ITIL, existe OpMon. Es un software que monitorea el entorno de TI y ayuda en el seguimiento en tiempo real del desempeño de las actividades de la empresa. Genera informes de capacidad, SLA y SLM.
Un sector de TI con procesos bien definidos y otras herramientas de optimización tiende a traer ganancias a la empresa, simplificando la vida del gerente y trayendo beneficios a todo el equipo. Una gestión organizada gana en productividad, economía y motivación para todos.
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