Une industrie des technologies de l'information (IT) désorganisée entraîne un travail supplémentaire, une perte de temps et une démotivation pour tous les membres d'une équipe. De plus, gérer au milieu du chaos génère des pertes pour l'entreprise.
Pour aider à cela, les progrès de la technologie et les nombreux investissements dans le domaine ont apporté plusieurs outils d'optimisation du travail pour les responsables informatiques. Ci-dessous, nous énumérons sept de ces instruments.
1. L'INFORMATIQUE EN NUAGE
Afin d'améliorer les processus de gestion du secteur informatique, il est intéressant de réfléchir à l'embauche de solutions d'infrastructure en tant que service (IaaS). IaaS est une infrastructure provisionnée et gérée sur Internet.
L'embauche d'une infrastructure dans le cloud présente les avantages suivants :
RÉDUCTION DES COÛTS
Il n'est plus nécessaire d'acheter des machines robustes pour assembler des serveurs ou des licences logicielles qu'il faut renouveler chaque année. Le service d'infrastructure fournit tout cela.
L'espace physique pour stocker ces serveurs et l'ensemble du système de refroidissement n'est également plus nécessaire. Pour cette raison, les économies d'énergie sont apparentes et réelles.
ÉVOLUTIVITÉ
Avec une infrastructure cloud, vous pouvez augmenter ou réduire les ressources selon vos besoins. Il n'y a pas de limites à la croissance de l'entreprise.
AUGMENTATION DE LA PRODUCTIVITÉ
Le fournisseur d'IaaS met à disposition des équipes spécialisées entièrement focalisées sur l'infrastructure et garantissant la continuité du service. De cette façon, il soulage les employés internes et augmente la productivité de l'entreprise contractante.
CENTRALISATION
Le cloud computing apporte la centralisation des données et des documents. La gestion des fichiers en un seul endroit facilite le contrôle et la surveillance des accès, optimisant ainsi la gestion.
2. PROCESSUS AVEC BIZAGI
Pour maintenir un environnement organisé et optimiser la gestion, il est nécessaire de définir une culture de normalisation au sein du secteur informatique. Bizagi est un outil gratuit de construction de processus et permet la création de flux avec différentes activités et leurs relations. De plus, il permet le travail collaboratif et exporte les flux vers différents formats.
3. OUTILS D'INTELLIGENCE ÉCONOMIQUE (BI)
Il est important d'investir dans un outil de BI au sein d'une entreprise, car il présente les indicateurs de chaque secteur, sous forme graphique, permettant une visualisation en temps réel des données et avec des informations fiables.
La BI ajoute de la valeur à l'entreprise et montre l'importance du secteur informatique pour l'entreprise. Grâce aux indicateurs de performance qu'il génère, il est possible d'identifier les problèmes et d'évaluer les politiques de gestion.
Avec ces résultats, les processus et les routines du secteur peuvent être améliorés au besoin. De plus, ces paramètres facilitent la prise de décision pour améliorer la zone.
Il existe de nombreux outils de BI, mais les plus courants sont Qlik, Tableau et Power BI de Microsoft. Parmi eux, Qlik et Power BI ont des licences gratuites.
4. TREUIL
Trello est un outil qui vous aide à organiser des projets et des tâches de manière collaborative. Les tâches sont répertoriées dans des tableaux de bord, de manière organisée, permettant un partage au sein de l'équipe. Il est possible de fixer des délais, de joindre des fichiers, de séparer les tâches par catégorie et de créer plus d'un projet.
C'est un outil gratuit et accessible à partir d'ordinateurs ou de tout appareil mobile. Il a une version plus complète, mais payante. Il est super intuitif et facile à apprendre. Avec les tâches en ordre, l'optimisation de la gestion est appliquée et le gestionnaire est en mesure de suivre toutes les tâches du secteur.
5. RENCONTRE
Hangout est un outil de Google qui permet de faire des visioconférences avec une ou plusieurs personnes. Gagnez du temps en organisant des réunions avec un autre secteur de l'entreprise ou même avec des clients et des fournisseurs, sans avoir besoin de vous déplacer ou d'occuper une salle de réunion. Hangout vous permet d'enregistrer des appels pour des consultations ultérieures.
6. VISUALISEUR D'ÉQUIPE
TeamViewer est un outil d'accès à distance et son objectif principal est de faciliter la connexion entre deux ordinateurs connectés à Internet. Autrement dit, pour la résolution des problèmes, il n'est pas nécessaire d'envoyer le technicien à l'ordinateur, car le problème peut être résolu à distance.
De plus, le technicien qui résout l'appel à distance peut compter sur l'aide des autres pour résoudre le problème de la meilleure façon possible.
Un ticket ouvert, par exemple, peut être résolu plus rapidement, grâce à un simple accès à distance. En conséquence, la file d'attente des appels a tendance à diminuer plus rapidement.
7. OUTILS D'APPUI À LA MÉTHODOLOGIE
Dans le cas d'une équipe informatique axée sur le développement de logiciels, l'utilisation de méthodologies agiles, telles que Scrum ou Kanban, simplifie la gestion.
Les méthodologies agiles diminuent le temps perdu dans une documentation très complète, rapprochent le client du développement et, par conséquent, les risques de bogues diminuent considérablement, puisque les tests sont effectués plus fréquemment sur de petits développements qui sont constamment livrés au client. .
En tant qu'outil de support de la méthodologie agile, il y a JIRA. JIRA est une application de gestion de projet qui permet de contrôler plusieurs projets à la fois, peut être divisée par domaines et permet le choix de méthodologies de gestion agiles, telles que Kanban et Scrum, déjà mentionnées. Ce n'est pas gratuit, mais il a un faible coût.
Pour une équipe informatique axée sur le support, l'utilisation d'ITIL permet d'optimiser l'expérience client, en plus d'offrir des services et des processus mesurables avec des possibilités d'amélioration.
En tant qu'outil pour soutenir ITIL, il y a OpMon. C'est un logiciel qui surveille l'environnement informatique et aide au suivi en temps réel de la performance des activités de l'entreprise. Génère des rapports de capacité, SLA et SLM.
Un secteur informatique avec des processus bien définis et d'autres outils d'optimisation tend à apporter des gains à l'entreprise, en simplifiant la vie du manager et en apportant des bénéfices à toute l'équipe. Une gestion organisée gagne en productivité, en économie et en motivation pour chacun.
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