Con le diverse risorse tecnologiche che compaiono ogni giorno, ci sono sempre più possibilità per migliorare le prestazioni di una squadra. Promuovono il ottimizzazione del lavoro, riducono l'usura e consentono una maggiore redditività, sia per l'azienda che per i dipendenti stessi. Basta conoscere gli strumenti disponibili e sapere come applicarli al proprio contesto.
Tecnologie diverse sono più o meno adatte a ciascun segmento di mercato, in quanto mirate a soluzioni diverse. Un'azienda di estrazione di minerali non dà la priorità alle stesse risorse tecnologiche di un negozio di infoprodotti. Tuttavia, considerando il mondo degli affari in generale, ci sono alcuni strumenti che si adattano a qualsiasi azienda.
Detto questo, ecco un elenco di sette tecnologie che assicurano che il lavoro dei tuoi dipendenti sia ottimizzato nel tempo. Seguire:
1. CHAT VOCALE E VIDEO (SKYPE, HANGOUT)
Grazie all'ampia connessione fornita da Internet, la maggior parte dei professionisti è già in grado di fare affari con persone quasi ovunque nel mondo. Tuttavia, oltre a concordare vendite, acquisti e partnership, è anche importante che le persone coinvolte discutano in modo pratico le azioni che vengono intraprese all'interno del team e che tutti abbiano accesso a queste decisioni.
In passato, per coordinare un progetto in una località molto lontana, era necessario partire per un viaggio di lavoro. Ma, poiché il costo del viaggio e dell'alloggio è molto alto, l'azienda potrebbe non essere in grado di permettersi tutto. A questo punto, l'ideale è cercare altre opzioni, in particolare le chat vocali. Con essi è possibile impostare meeting con team dislocati in diversi paesi, senza generare alcun costo aggiuntivo e senza la necessità di una grande logistica organizzativa.
2. ACCESSO REMOTO AI COMPUTER
As soluzioni di cloud computing sono tra i principali per l'ottimizzazione del lavoro in Molte aziende. E uno di questi è la possibilità di accedere da remoto alla macchina di un'azienda, attraverso applicazioni come Team Viewer. Considerando che la maggior parte delle grandi aziende dispone già di un proprio server, questa soluzione può essere relativamente facile da implementare.
L'accesso remoto a una macchina è l'ideale per i team che non hanno la possibilità di viaggiare. I team di supporto utilizzano questa funzionalità per eseguire procedure sui computer aziendali in remoto, mentre altri membri possono utilizzare lo stesso strumento per continuare a lavorare in altre località, ad esempio sedi aziendali diverse o anche da casa.
3. ARCHIVIAZIONE NEL CLOUD
Un'altra soluzione di cloud computing è l'archiviazione delle informazioni nel cloud, ovvero su un server condiviso che consente più accessi. Questa funzione è già ampiamente utilizzata nella vita quotidiana delle persone, con siti come Dropbox e Google Drive, il che la rende più familiare ai tuoi dipendenti.
Il suo rapporto con l'ottimizzazione del lavoro è principalmente incentrato sulla facilità di condivisione. Invece di dover copiare il file e posizionarlo su tutte le macchine individualmente, invia semplicemente un collegamento di accesso a una cartella condivisa. In questo modo, tutte le modifiche o gli aggiornamenti apportati al file saranno immediatamente accessibili a tutti.
4. SOFTWARE DI GESTIONE
La quantità di dati che devono essere raccolti e analizzati all'interno di qualsiasi azienda è considerevolmente grande, il che richiede molto lavoro da fare manualmente. Tuttavia, nessun imprenditore può rifiutarsi di fare questa analisi, dal momento che queste i dati non possono essere persi per la sua importanza per il processo decisionale aziendale.
Poiché la ricerca di queste informazioni è un compito ripetitivo e di lunga durata, la cosa più opportuna è affidarle a una macchina, che le possa svolgere più velocemente e con maggiore efficienza. Per questo vengono utilizzati software di gestione, come CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), tra gli altri. Attraverso questi strumenti è possibile prendere decisioni più velocemente e con un maggiore grado di efficienza.
5. ORDINE DEL GIORNO CONDIVISO
Una delle funzionalità più semplici che possono semplificare il lavoro all'interno di un team è la condivisione delle pianificazioni. Lavora in armonia con gli altri dipendenti è uno dei requisiti principali per massimizzare l'efficienza di qualsiasi progetto. Senza una comunicazione adeguata, è molto probabile che tutti trascorrano più tempo ad allinearsi che a realizzare effettivamente il progetto.
La condivisione degli orari riduce notevolmente questo tempo, poiché qualsiasi consultazione degli appuntamenti dei tuoi colleghi può essere eseguita rapidamente. Allo stesso modo, le applicazioni qui utilizzate possono emettere allarmi e inviare promemoria sulle scadenze per determinate attività, creare liste di controllo, tra le altre funzionalità.
6. APP MOBILI
L'utilizzo di applicazioni per dispositivi mobili è oggi una delle grandi tendenze del mercato. Ma non servono solo a servire meglio il pubblico esterno. Contribuiscono inoltre a ottimizzare il lavoro dei tuoi dipendenti. A seconda del tipo di follow-up su cui lavori, questa potrebbe essere la soluzione migliore.
Ci sono due opzioni qui: puoi cercare un'applicazione disponibile sul mercato che soddisfi la tua richiesta, oppure puoi svilupparne una all'interno della tua azienda in modo che si adatti perfettamente alle tue esigenze. La prima opzione richiede un investimento iniziale inferiore, ma ricorda di ricercare e testare prima di implementare una soluzione su larga scala.
7. MACCHINE VIRTUALI
Non è più necessario acquistare un nuovo set di hardware per accedere a una nuova macchina. Per sfruttare appieno le risorse e i server già disponibili, molti imprenditori investono già in macchine virtuali, che sono come computer diversi all'interno dello stesso set di hardware.
Ognuno può avere il proprio sistema operativo, impostazioni, cartelle, elaborazione dedicata, tra le altre particolarità. È un modo semplice per sfruttare al meglio i dispositivi di cui disponi e assicurarti comunque che ogni dipendente disponga di una macchina perfettamente adatta al proprio tipo di lavoro. Il tutto a un costo relativamente inferiore rispetto all'acquisto e alla configurazione di un nuovo computer.
Ora che conosci più tecnologie per ottimizzare il lavoro dei tuoi dipendenti, è tempo di investire e modernizzare la tua azienda. Vuoi ricevere sempre le nostre novità? Quindi seguici Facebook e LinkedIn per ricevere i nostri contenuti in prima persona.
