Recursos tecnológicos são uma das partes mais fundamentais de qualquer empresa. A maioria dos setores não funciona adequadamente sem computadores, servidores e uma conexão de internet estável. Tudo isso recai sobre o conceito de disponibilidade da TI.
Essa disponibilidade, como você já deve imaginar, consiste na capacidade da empresa de manter o acesso aos recursos tecnológicos, independentemente de qualquer eventualidade.
Para isso, devem ser tomadas várias medidas de prevenção, que envolvem desde pequenos erros humanos até desastres naturais. Pode não parecer necessário a princípio, mas você sentirá o impacto da perda dessas estruturas assim que elas faltarem.
Se você está com alguma dúvida em relação a como manter a disponibilidade da TI na sua empresa, independentemente dos fatores externos, não se preocupe. Trouxemos aqui seis formas de manter seus recursos tecnológicos funcionando, mesmo em caso de acidentes. Confira:
1. BACKUPS EM MÚLTIPLAS LOCALIDADES
Manter cópias extras de qualquer documento, software ou mesmo de máquinas inteiras já é uma atitude comum e necessária para os profissionais de TI. Porém, não basta que essas cópias estejam em pastas diferentes dentro de um mesmo servidor. É necessário expandir essa ideia, colocando suas informações em outras localidades, como na nuvem ou em um sistema de cloud computing.
O principal motivo para isso é a maior possibilidade de recuperação. Se forem tomadas as medidas cabíveis, dificilmente as informações serão perdidas de mais de um backup ao mesmo tempo. Além disso, os hardwares usados também são vulneráveis a danos, seja por um acidente no trabalho ou devido a algum desastre. Por isso, ter cópias em mais de uma localidade pode evitar vários problemas.
2. E-MAIL DE ARMAZENAMENTO HÍBRIDO
O e-mail é uma das ferramentas mas utilizadas dentro de qualquer empresa. E é por isso que você deve ter total atenção tanto para o seu armazenamento quanto para a sua praticidade. Se o acesso for muito lento e contiver vários erros, dificilmente os colaboradores conseguirão cumprir todas as suas tarefas ao longo do dia.
Para garantir a maior disponibilidade da TI em e-mail, o ideal é usar o armazenamento híbrido, que faz com que as mensagens mais antigas fiquem arquivadas em um sistema de cloud computing, enquanto as mais recentes são guardadas na forma de cache dentro da máquina do usuário. Isso aumenta a velocidade de acesso e reduz a possibilidade de perda dos contatos mais recentes em caso de falha.
3. REDUNDÂNCIA DE EQUIPAMENTOS
Além de possuir sistemas de recuperação para os dados e para softwares, também devem haver planos de contenção para os hardwares. Quando um servidor é danificado ou infectado por vírus, por exemplo, ele não pode ser utilizado. Sem um hardware reserva, todos os trabalhos terão de ser interrompidos, o que causa um prejuízo enorme na empresa. O mesmo vale para outros equipamentos, como desktops e notebooks.
Claro, não é possível adquirir ou armazenar o dobro do equipamento necessário para o funcionamento da empresa. O custo total não compensaria. Mas é perfeitamente razoável manter um reserva para os equipamentos mais críticos.
Servidores principais e computadores da alta gerência, por exemplo, são itens críticos para o melhor funcionamento dos negócios. É importante que todos esses equipamentos tenham a mesma marca e configurações dos originais, evitando, assim, problemas de compatibilidade.
4. MANTENHA UM INVENTÁRIO ATUALIZADO
Saber quais recursos estão à sua disposição é fundamental para manter a disponibilidade da TI. Muitas empresas atrasam a recuperação de acidentes ao fazerem compras desnecessárias de equipamentos ou por acreditarem que têm os hardwares adequados. Esses são problemas que podem ser facilmente resolvidos ao manter um inventário de TI.
O processo pode ser um pouco demorado, já que uma empresa de médio porte já pode possuir uma quantidade muito grande de equipamentos. Porém, após concluir o primeiro inventário, basta que ele seja atualizado diante de qualquer mudança.
Assim, você sempre saberá se alguma máquina está em manutenção, se precisa adquirir uma peça nova ou se pode fazer uma substituição com o que já tem disponível.
5. REPLICAÇÃO DE MÁQUINAS VIRTUAIS
Já mencionamos que você deve manter o backup de dados e documentos, mas talvez você precise replicar sistemas e máquinas inteiras para garantir a disponibilidade da TI.
Felizmente, é possível virtualizar todos os dados de um computador dentro do seu servidor, permitindo que eles sejam acessados de diferentes localidades. Basta que haja acesso remoto ou direto ao servidor central da empresa. Soluções de cloud computing, por exemplo, podem ajudar muito aqui.
Se o acesso a determinadas informações for totalmente dependente de uma máquina, há uma grande chance de que todos os dados acumulados se percam caso ocorra algum problema. Porém, com um acesso por meio de um servidor compartilhado, qualquer máquina dentro da empresa pode atuar como porta de entrada para esses mesmos dados. Sem dependência da máquina, o risco de perda é muito menor.
6. TREINAMENTOS PARA PREVENIR ERROS HUMANOS
Em muitos casos, a disponibilidade da TI depende das ações da equipe. Quando os profissionais da empresa não são treinados para utilizar o sistema adequadamente, evitando problemas de funcionamento, as chances de que ocorra algum problema resultante de erro humano é bem maior. Infecção por malwares e perda de dados são apenas alguns exemplos.
Isso não é necessariamente culpa de qualquer indivíduo. O avanço tecnológico é cada vez mais acelerado e exige que todos reaprendam funções básicas de suas ferramentas. E nem sempre conseguimos acompanhar essa evolução. Por isso, tomar a iniciativa e ensinar sua equipe como melhor preservar seus sistemas e equipamentos pode ser um ótimo investimento.
A forma como esses treinamentos ocorrem pode variar bastante. Procedimentos mais simples, como a verificação de conteúdos e anexos em e-mails, precisam apenas de uma menção consistente.
Já formas de operar e organizar arquivos para que sejam sempre acessíveis para toda a equipe requer mais tempo e informação. Se necessário, promova reuniões e aulas coletivas em que todos os membros envolvidos possam acompanhar essas informações e tirar dúvidas quando precisarem.
Agora você entende melhor por que e como manter a disponibilidade da TI dentro da empresa. Quer continuar recebendo nossas dicas? Então, assine nossa newsletter e fique sempre por dentro de nossas novidades.
