O gerenciamento de uma empresa sempre exige que o empreendedor saiba lidar com situações adversas rapidamente. Esses momentos exigem tomadas de decisões precisas e eficientes, as quais podem ser bem difíceis quando não há dados para embasá-las.
E como é possível facilitar o processo de decisão dentro de uma empresa? A resposta seria: reunir todas as informações relevantes sobre o tema da decisão e analisá-las. Com uma base mais sólida para apoiar suas ações, o risco de perder recursos em um mau investimento é consideravelmente menor. Por isso tantas empresas buscam ferramentas e procedimentos para registrar dados e gerar relatórios.
Para mostrar como usar dados em suas tomadas de decisões, trouxemos aqui sete orientações básicas, que você pode começar a adotar no seu dia a dia. Acompanhe:
1. ESCOLHA SUAS FONTES DE DADOS COM CUIDADO
A veracidade de qualquer informação é sempre associada à sua origem e sua forma de transmissão. Uma notícia, por exemplo, é muito mais fácil de aceitar quando é transmitida por alguém de confiança ou quando são apresentadas provas concretas. Por isso, garanta que a fonte de seus dados, assim como o método pelo qual eles foram obtidos, sejam confiáveis e compreensíveis.
Além disso, é bom lembrar que nenhum tipo de informação deve ser imediatamente descartado. Não sem uma análise de relevância. Muitos dados podem parecer inúteis para suas tomadas de decisões dentro da empresa, mas mesmo eles podem ser úteis em algum momento.
2. DOCUMENTE AS INFORMAÇÕES
Depois de assegurar que seus dados são confiáveis, é hora de criar um registro permanente deles. Afinal, você terá que consultá-los no futuro se quiser que eles sirvam para alguma coisa. Por isso, deve sempre haver alguma forma de registro para garantir que as informações não serão esquecidas quando chegar o momento das tomadas de decisões. Isso pode ser feito com um banco de dados virtual, arquivos em pastas, entre outros métodos.
É importante que haja um padrão claro para essa documentação. Caso contrário, os dados não poderão ser encontrados facilmente mais tarde. Nomeação de arquivos, datas e organização são elementos indispensáveis para garantir a eficiência de suas decisões no futuro. Treine sua equipe para sempre seguir esse padrão ao gerar qualquer registro ou deixe um profissional dedicado à organização dos dados.
3. PRIORIZE ALGUNS INDICADORES
Hoje em dia, com o auxílio de certas ferramentas, é possível medir praticamente tudo. Ou, pelo menos, conseguir uma aproximação estatística da realidade. Porém, nem tudo que pode ser medido é útil para suas tomadas de decisões. Saber com quanto tempo um usuário deixa o mouse parado no canto superior esquerdo da tela ao acessar seu site, por exemplo, não é muito útil para a gestão da empresa.
Por isso são utilizados os KPIs, ou “Indicadores Chave de Performance”. Como o nome indica, essas são variáveis e estatísticas que têm alto grau de relevância para a sua empresa. Os KPIs costumam incluir a rentabilidade, lucratividade, número de leads e outras informações similares. Mas essas informações devem ser complementadas com outras métricas, como o número total de atendimentos, taxa de conversão etc.
4. VERIFIQUE O QUADRO DA EMPRESA REGULARMENTE
Você tem relatórios, dados e métricas prioritárias. É melhor colocá-las em uso regularmente. Com isso, nos referimos a reuniões e vistorias frequentes, geralmente mensais, a respeito dos indicadores de desempenho gerais da empresa. Se houver algum momento específico para suas tomadas de decisões, esse pode ser o ideal.
Essas reuniões podem ser simples e diretas, envolvendo a coleta de alguns dados específicos e a comparação de alguns registros. É um momento propício para encontrar inconsistências nos documentos e fazer correções na sua metodologia, caso seja necessário. Também é a hora ideal para fazer previsões quanto ao rumo da empresa, encontrando novas oportunidades de investimento e de aumento de lucro.
5. USE A TECNOLOGIA PARA ACELERAR O PROCESSO
Claro que você não precisa fazer suas tomadas de decisões apenas durante reuniões mensais. Algumas atitudes precisam ser adotadas rapidamente, sem muito tempo para reflexão. Em alguns casos, a análise é o que revela a necessidade de uma atitude. Para acelerar esse processo e facilitá-lo como um todo, você pode utilizar ferramentas tecnológicas, especialmente softwares de gestão.
A utilidade dessas ferramentas é bem grande em uma empresa. Além de servirem como banco de dados escalável para todas as informações, ainda pode automatizar o processo de classificação dos registros e parte da análise.
Muitos sistemas permitem que seja criado um “alarme”, emitindo uma mensagem sempre que um ou mais eventos ocorrerem. Por exemplo, ao notar que um pedido não foi concluído em determinada data, o software pode notificar o responsável. Caso tenha se esquecido de fazer o registro, ele apenas normalizará a situação. Caso o pedido esteja realmente atrasado, ele poderá tomar uma atitude.
6. INTEGRE AS INFORMAÇÕES DE DIFERENTES ÁREAS
Apesar de muitas pessoas enxergarem os diferentes setores da empresa como separados e pouco dependentes entre si, os profissionais de gestão devem sempre saber tudo o que ocorre. No RH, por exemplo, isso pode ter um efeito direto ou indireto sobre a equipe de TI e vice-versa. É bem mais difícil fazer suas tomadas de decisões quando não se entende essa ligação.
Por isso, um bom sistema de dados promove a ligação entre os diferentes setores, maximizando a troca de informações. Assim, será mais fácil para todos os gestores tomarem suas próprias decisões, pois entenderão como elas afetam a empresa.
7. APLIQUE OS DADOS NA CLASSIFICAÇÃO DE CLIENTES
Classificar seus clientes é um passo muito importante dentro de qualquer empresa. Isso afeta várias tomadas de decisões, em especial sobre quais leads devem ser priorizados ao longo do processo.
Ao fazer uma coleta de dados sobre sua base de clientes, tenha em mente o perfil que você deseja atingir e quem possui maiores chances de concretizar uma compra. Isso poupará o tempo de sua equipe de vendas, aumentará sua rentabilidade e oferecerá um direcionamento mais preciso sobre como você pode atuar no futuro.
Agora você já sabe como usar seus dados para tomadas de decisões estratégicas. Quer continuar acompanhando nossas dicas? Então, siga-nos no Facebook e LinkedIn para receber nossos conteúdos em primeira mão.
